秘書検定の面接試験対策

1級面接対策「報告」

   

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「報告」の課題は、面接室に入る7分前に、控え室で覚えます。
報告課題文には、およそ250文字程度の内容が書かれていますので、その内容を要領よく上司に報告しなければなりません。
準1級の報告課題に比べると文字数は5倍となり難しそうに思えますが、「報告」の原則を考えたわかりやすい報告内容であれば、本番で多少言葉に詰まっても全く問題ありません。

【要領よく報告するためのポイント】
1.報告課題を受け取ったら、まず一通り読み、「結論」を把握し、「標題」をつける。
2.言葉で表現するとわかりにくい言葉は、わかりやすい言葉に置き換える。
3.経過や理由を簡潔にまとめる。
4.報告内容はあくまでも客観的事実。言葉の最後は「~とのことでございます」や「~だそうでございます」に。 5.「暗記しよう」と思わない。内容を読み、頭の中でその内容をイメージすることが大事です。


上記をふまえ、次の例題をもとに報告のポイントを詳しく説明していきます。

【報告課題文】以下の内容を、上司役に報告してください。

「駅弁」に対抗した「空弁」が最近売れている。これは空港の売店などで売り出した弁当のことである。
近年航空会社が航空チケットの割引制度に力を入れ始め、コスト削減で機内食を出さなくなった。
そのため乗客は弁当を買って搭乗するようになったという。狭い機内でも食べやすいよう、「駅弁」よりも少し 小さいのが特徴だという。
また、「駅弁」同様に、弁当会社は趣向を凝らしている。全国各地の空港でしか買えない「ご当地」ものが人気があるようだ。お土産として買って買える客も多いらしい。


【報告のしかた(模範解答例)】
「○番の方、報告をお願いします」と面接官から指示がでたら、「はい」と言って上司役の面接官の前に立ち、報告を始めます。

1.「お仕事中失礼いたします」(と言って会釈)

2.(上司役の面接官を見て、前傾姿勢で)
「最近売れている『空弁』についてご報告申し上げたいのですが、ただいまお時間はよろしいでしょうか。」

3.(「どうぞ」、と上司が言ったら)「はい、かしこまりました。『空弁』とは『駅弁』に対抗し空港の売店などで販売したお弁当とのことで、最近とても人気があるそうでございます。」

4.「航空会社が割引チケットの販売に力を入れはじめ、その分コストを削減しようと機内食を出さなくなってきているため、搭乗前にお弁当を買う乗客が増えているそうでございます。」

5.「お弁当の大きさも機内で食べやすいよう「駅弁」よりもやや小さめなのが特徴とのことでございます。」

6.「また、『空弁』も『駅弁』同様に趣向を凝らしているようで、全国各地の空港でしか買えない『ご当地もの』が人気があり、お土産として買って帰る人もいるとのことでございます。」

7.「以上でございます。失礼いたしました。」



模範解答例を上記1~7に順番に分割してポイントを説明します。
1.まず仕事中の上司に声をかけるところから始まります。「失礼いたします」だけでもOKです。

2.上司は座ってるため前傾姿勢で話すことを忘れずに。今報告したいことがある旨を伝え、今報告してもよいかどうか指示を得ます。ここで「最近売れている「空弁」についてご報告申し上げたいのですが」と「何」について報告したいかを先に告げることで、上司は今聞くべき内容か後回しでよい内容かを判断します。したがって、できれば報告内容に「標題」をつけるとよいでしょう。

3.ここでまず『結論』を先に述べます。「報告」の原則『結論を先に述べ、理由や経過はその後述べる』にしたがって報告しましょう。

4~6.なぜ空弁が人気なのか」や「空弁の特徴」を簡単にまとめて報告します。

7.報告が終わったら「以上でございます」と締めくくります。


はじめのうちは、過去問題を使って「結論」や「経過・理由」をノートなどにメモし、それを見ながら内容をイメージしながら何度も練習してみるのもオススメです。
何度も練習していくうちに、新しい問題でもすんなりとイメージでき、結論を探し出して簡潔にまとめることができるようになりますよ。

なお、報告途中で言葉に詰まったら「失礼いたしました」と言って区切りの良いところからはじめたり、また数字や固有名詞を言い間違えたら「失礼いたしました」と言って言い直しても全く問題ありません。普段のビジネスの場でにおいても誰しも言い間違えなどはありますので、心配しすぎないように。ただし、何度も繰り返し言い直すのはビジネスの場でも好ましくないですから、もちろん試験の場でも好ましくありません。

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