秘書検定の面接試験対策

1級面接対策「応対」3(応対例)

   

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応対の練習問題をもとに、基本的な応対パターンを確認していきましょう。
応対の課題は、(1)上司が不在(2)面会予定客または面会予定かどうかわからない来客がくる(3)来客は上司に面会できないので、秘書が臨機応変に対応・・・というパターンがほとんどです。
また、来客は同じ課題でも、いろんなパターンで少し意地悪(?)な質問をしてきたりすることも。来客の受け答えのパターンをいくつか想定し、どんな客にも丁寧に応対できるよう練習してください。

【例題1】
あなたは山田部長秘書である。部長は外出中でまだ帰社していない。
今、午後2時。面会予定の客が訪れた。


<対応ポイント>
「部長はまだ帰社していない」とある場合、「いつ戻る予定なのか」をあらかじめ自分で想定しておきます。
上司の帰社予定時間により、面会予定者への対応の仕方は変わってきます。

例)急用ができてしまい、上司が戻るまであと30分ほどかかると想定した場合

1.来客に対し、約束の時間に会えないこと、また急だったため事前に連絡できなかったことへのお詫び

2.来客に対し、あと30分で戻る予定であること、待ってもらうことは可能かどうか、意向を確認

3.来客の意向を聞き、もし待ってもらうのが難しいようであれば、改めて面会予約をする(都合の良い日をいくつか聞いておく)。または代理の者(課長の名前を決めておきます)ではどうか意向を聞く。

4.改めて会う場合は、来客に対し後ほど連絡する旨伝え、改めて詫びる。代理の者でOKということであれば、応接室へ案内するしぐさ。

上記のポイントをもとにした来客との対応例です。

≪来客≫「ごめんください」

≪秘書≫「いらっしゃいませ。」

≪来客≫「山田部長様はいらっしゃいますか。」

≪秘書≫「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか?」

≪来客≫「失礼しました。私、日本商事の長谷川と申します。」

≪秘書≫「はい、3時お約束の日本商事の長谷川様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」

≪来客≫「こちらこそお世話になっております。」

≪秘書≫「長谷川様、お約束をいただいておきながら誠に申し訳ございません。実は、山田が急用でただいま外出いたしておりまして、あと30分ほどで戻る予定でございます。」

≪来客≫「そうですか・・・それは困りましたね。」

≪秘書≫「なにぶん急だったのもで、すぐに長谷川様にご連絡できず申し訳ございませんでした。もし可能でございましたら、お待ちいただくわけにはまいりませんでしょうか。」

≪来客≫「すみませんが、私次の予定が入っておりまして時間がありませんので・・・」

≪秘書≫「さようでございますか、それは大変失礼いたしました。それでは後日改めてお約束をいただけるとありがたいのですが、いかがでございましょうか。」

≪来客≫「ではそうしましょう。私もその方がありがたいので」

≪秘書≫「恐れ入ります。それでは、長谷川様のご都合のよろしい日時をお聞かせいただけませんでしょうか」

≪来客≫「私は明日か明後日の午後でしたら空いていますが」

≪秘書≫「はい、明日か明後日の午後でございますね。かしこまりました。山田が戻り次第確認しまして、すぐにご連絡を差し上げます。」

≪来客≫「ではよろしくお願いいたします」

≪秘書≫「はい、こちらこそよろしくお願いいたします。本日は大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。」



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