秘書検定の面接試験対策

1級面接対策「応対」4(言ってはいけない言葉)

   

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次の課題例について応対ポイントを解説します。
【例題2】
あなたは佐藤部長秘書である。
部長は先ほど出張から戻り、「少し体調が悪いので休みたい」と言って休んでいる。
そこへ取引先の人が訪れた。


<応対ポイント>
1.まず、相手が約束している客かどうかの確認。
2.上司は「体調が悪い」と言っているが、来客(外部)には体調が悪いということをそのまま伝えないこと。この場合は「急用で外出している」などと伝えます。
※他に「上司が持病が悪化して病院に行った」ことや「会社の緊急事態」が起きたときなども、本当の理由を言わず、「急用」と言うこと。
3.また、戻り時間は「不明」とし、上司が戻り次第連絡をすると伝えた方が、相手も引き下がるでしょう。「あと30分ほどで・・・」などと言ってしまうと、相手によっては「待ちます」と言われてしまう可能性も。会えるかどうかわからない状況の場合は改めて連絡する方法を取ったほうが賢明です。また、相手が「どうしても今日会いたい」と食い下がる場合、代理をたてるなどの方法も良いでしょう。

≪ここで使いたい秘書としての接遇用語≫
・「(予約客の場合)お約束をいただいておきながら大変申し訳ございません。実は佐藤はただいま急用ができまして、席を外しております。」
・「戻り時間はわかりかねますので、大変申し訳ございませんが佐藤が戻りましたらすぐに△△様(来客)へご連絡するよう申し伝えますので、ご容赦願えませんでしょうか。」
・「よろしければ代わりに課長の小川がお話を伺いますが、いかがでしょうか?」

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