秘書検定の面接試験対策

1級面接試験 練習問題「応対」1

   

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1級の「応対」ロールプレイングの練習問題です。
基本的な対応法についてのポイントを解説しますので、それを参考に練習してみてください。

【練習1】
あなたは田中部長秘書である。
部長は持病が悪化したため「病院へ行ってくる」と言って外出している。
そこへ部長あてに客が訪れた。


≪基本の対応ポイント≫
1.まず来客に対し、部長と約束していたかどうかを確認します。
2.予約客であれば(上司が約束していたことを秘書が知らない場合もある)、上司がやむを得ず急用で外出してしまい、戻ってきていないことを丁寧に詫びます。(注!持病が悪化して病院へ行った、ということは個人的なものなので来客に言わないこと)
3.戻り時間がわからないと自分で設定した場合(問題文に書いていなければ、自分で対応しやすいように設定しても可能)は、上司が戻り次第連絡する旨相手に伝え、相手の連絡先を確認しておきましょう。
4.予約客でない場合でも誠実に対応する。予約客でなければ相手にしないような横柄な態度にならないように。「せっかくお越しくださったのに大変申し訳ございませんが」という一言を言うか言わないかでは相手の受け止める印象は全然違ってきます。


【練習2】
あなたは田中部長秘書である。
部長は出張中で明日の午後帰社する予定である。
そこへ部長あてに「書類を取りにきた」と言って取引先の客が訪れた。あなたは部長から書類を預かっていない。


≪基本の対応ポイント≫
1.客に対し、上司出張中で明日の午後戻る予定であると告げ、今日書類を渡す予定だったのかどうかを確認します。
2.客が「今日もらう予定だったので来た」と言った場合
「実はこちらの不手際で書類を預かっていないので、上司に至急連絡をとって確認する」と相手に丁寧に詫びて告げ、急ぎかどうかを確認します。
逆に、上司にこれからすぐには連絡がとれない状況であるという想定で、「上司への確認が取れ次第、その書類をそちらにお持ちしますが、それでご容赦いただけないか」という提案を先方にしてみるのも良いでしょう。
3.客が「今日という約束をしたわけではなかったのですが、近くまで来たので寄りました」と言った場合
「せっかくお越しいただいたのに申し訳ない」と丁寧に詫び、明日の午後まで待ってもらえないかと確認します。

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