秘書検定の面接試験対策

準1級面接課題対策「報告」

   

この記事が参考になったら「いいね!」お願いします。

      このエントリーをはてなブックマークに追加

あいさつが終わったら、「報告」課題に移ります。
「報告」担当の面接官の前に立ち、次のような手順で報告をはじめます。

【報告課題例】
部屋のほこりやにおいをそれぞれ別々のセンサーで感知し、自動で空気を清浄するエアコンが来月発売される。

1. 面接官に向かって「失礼いたします」と会釈します。

2. 「新製品のエアコンについてご報告申し上げたいのですが、ただいまお時間はよろしいでしょうか?」と上司役である面接官に向かって前傾姿勢で伺います。

3. 「はい、お願いします」と面接官が言ったら「はい、かしこまりました」と返事をして報告をする。
「来月発売されるこちらのエアコンは、部屋の誇りやにおいを別々のセンサーで感知して自動で空気を清浄する機能があるそうでございます。以上でございます。」

4. 面接官が「はい、わかりました。次へどうぞ」と面接官が言ったら「はい、かしこまりました。失礼いたしました」と軽く会釈をして「状況対応」へ移ります。


【要領よく報告するためのポイント】
控え室で渡される報告課題は、およそ50文字程度の文章です。それを丸暗記して上手に報告しても合格はできません。要点をしっかりと押さえた簡潔な報告にしなければならないのです。下記のポイントを押さえて練習してみましょう。
1.「何について」報告するのかー結論を先に!
「何について」報告するのか(=結論)をまず上司に伝えることで、忙しい上司にとって、今聞かなければいけない内容なのか、それとも後でもよい話かどうかを判断することが可能となります。

<報告の出だしの言葉例1.>
「新製品の○○についてご報告申し上げたいのですが、ただいまよろしいでしょうか?」

…報告する出だしで「何について報告するか」標題をつけて伝える方法
<報告の出だしの言葉例2.>
「ただいまご報告したいことがございますが、ただいまよろしいでしょうか?」

…標題をつけにくい内容の場合は上記のような出だしではじめ、結論から先に報告する方法

2.難しい言葉はわかりやすい表現に変える
言葉には、文章で見るとわかりやすくても言葉で発すると相手に意味が伝わりにくいものもあります。
例えば「効用がある」は「効き目がある」と言った方が、より相手にわかりやすく伝わります。

3.報告の締めくくりは「~とのことでございます」
報告課題は全て自分の考えを報告するのではなく、伝え聞いた内容を客観的事実として報告するものです。
したがって、報告の締めくくりは「~とのことでございます」「~だそうでございます」などで。「~でした」や「~だと思います」はNGです。
4.全て報告を終えたら「以上でございます」
報告内容を全て話し終えたら、最後は必ず「以上でございます。」と言って締めくくることを忘れずに。

面接対策もバッチリ!秘書検定準1級の通信講座(ヒューマンアカデミー) >>



この記事が参考になったら「いいね!」お願いします。

     このエントリーをはてなブックマークに追加

Copyright © 2007 秘書検定の元講師が教える秘書検定の面接対策のポイント. All rights reserved