秘書検定の面接試験対策

接遇用語の基本2

   

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状況に応じた接遇用語は、使いこなせるようになりましょう。

◆受付や取次ぎの場面

・来客を迎える時  →「いらっしゃいませ」
                朝の場合は「おはようございます」
                アポイントメントのある客の場合は「お待ちいたしておりました」


・相手が名乗らない時 → 「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」
                  「恐れ入りますが、お名刺を頂戴できませんでしょうか」

・名刺の名前を確認する時 → 「○○株式会社の○○様でいらっしゃいますね」

・名刺の名前が読めない時 → 「失礼ですが、お名前は何とお読みするのでしょうか」

・用件を確認する時  → 「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか」

・こちらの問いに答えてもらった時 → 「大変失礼いたしました」「ありがとうございます」

・了解の意を表す時 → 「かしこまりました」「承知いたしました」

・少し待ってもらう時 → 「少々お待ちくださいませ」

・相手を待たせた時 → 「大変お待たせいたしました」

・恐縮の意を表す時 → 「恐れ入ります」

・失礼を詫びる時 → 「大変申し訳ございません」「大変失礼いたしました」

・来客を案内する時 → 「ご案内いたします。こちらへどうぞ」

・階段での案内 → 「お足元にご注意ください(お気をつけください」

・先に立って案内 → 「前を失礼いたします」

・席をすすめる時 → 「こちらにおかけになってお待ちくださいませ」


・行き先を迷っている来客に対して → 

「どちらをお尋ねでしょうか。よろしければご案内いたします」


・上司が不在の時 →  「あいにく○○は外出しております」
                「申し訳ございませんが○○はただいま席をはずしております」
                「誠に恐れ入りますが、○○はただいま取り込んでおりまして・・・」
                「わざわざお越しいただきましたのに、申し訳ございません」
                「お差支えなければ、ご用件を承りますが」
                「後ほど改めてこちらからご連絡させていただきたいと存じますが
                 いかがでしょうか」
 

・自分では判断できない時 → 「申し訳ございませんがわたくしではわかりかねますので、
                     担当の者を呼んでまいります」
                     「担当の者に確認いたしまして、後ほどこちらから
                     ご連絡するということではいかがでしょうか」
                     「○○に確認次第ご返事いたしますがよろしいでしょうか」


・依頼を断る時 → 

「誠に申し上げにくいのですが、その件についてはお断りするよう○○から申しつかって
おります(○○から言われております」


・客から土産をもらった時 → 「お心遣いいただき恐縮に存じます」
 

・面会できずに帰る客に → 

「わざわざお越しくださいましたのに、大変申し訳ございませんでした」
「ご足労いただきましたのに、ご期待に沿えず申し訳ございませんでした」


・客に礼を言われた時 → 

「とんでもないことです。こちらこそいつもお世話になっております」
「行き届きませんで、かえって失礼いたしました」


・帰る客から伝言を受けた時 → 

「はい、かしこまりました。必ず申し伝えます。私は秘書の○○と申します」


・客を見送る時 → 「失礼いたします」「ごめんくださいませ」


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